En el episodio 5# vamos a hablar de la Planificación de objetivos y tareas en el trabajo, un tema muy importante cuando vamos a empezar algo, no sin antes recordar el Episodio4# en donde vimos los tipos de contenido y cómo los usábamos.
Empecemos con el tema de hoy tan interesante…
Si tuviera 6 horas para talar un bosque, pasaría las 4 primeras afilando el hacha.
Abraham Lincoln
Esta frase que se atribuye a Abraham Lincoln viene como anillo al dedo para explicar por qué es importante planificar el trabajo, si no quieres acabar desperdiciando tiempo y recursos para conseguir los objetivos propuestos.
Índice del artículo
¿Por qué tienes que hacer una planificación de objetivos?
Organizar tus objetivos y metas es la mejor forma de no ir como pollo sin cabeza todo el año, apagando fuegos sin orden ni concierto cada vez que surge algo.
Hacer una planificación anual, trimestral, mensual y semanal de las metas que quieres conseguir tanto profesional como personalmente te va a ayudar ir superando marcas y creciendo en tu proyecto.
Se trata de plasmar un itinerario desde lo de mayor tamaño a lo de menor tamaño.
Ir de lo abstracto a lo concreto.
De proponer objetivos anuales a realizar tareas diarias.
Es muy importante marcarse objetivos que te acerquen a tus metas. Porque las metas y tareas se empiezan a cumplir cuando se planean bien.
¿Qué características deben tener los objetivos para una buena planificación?
Nadie dijo que crear unos objetivos eficaces fuera fácil. Pero si los defines atendiendo a los criterios SMART tendrás posibilidades más altas de que se alcancen con mayor éxito.
Un objetivo SMART debe de ser:
- ESPECÍFICO (Specific): Cada objetivo debe ser lo más determinado y concreto posible. Nos dice qué esperamos lograr.
- MEDIBLE (Mensurable): Esa meta tiene que poder medirse. Hay que saber con qué KPI’s o cualquier herramienta que nos permita medir el objetivo.
- ALCANZABLE (Achievable): Que pueda ser realizable. Hay que ser realista a la hora de planificar metas.
- RELEVANTE (Relevant): Las metas tienen que estar alineadas con los valores y objetivos generales del negocio.
- TEMPORAL (Timely): Que tengan un tiempo determinado para ser alcanzados esos objetivos.
Relacionado también con la planificación de objetivos y la gestión del tiempo, es clave determinar la importancia o la urgencia de las tareas necesarias para llegar a completar los objetivos establecidos.
En esto nos puede ayudar mucho la matriz del tiempo de Eisenhower, que es un cuadrante que nos permite priorizar las tareas, dividiéndolas en:
- IMPORTANTE + URGENTE: Son las tareas que tienen más prioridad, las consecuencias de no hacerlas pueden ser de gravedad.
- IMPORTANTE + NO URGENTE: Son las que tienes que agendar y hacerlas antes de convertirse en urgentes.
- NO IMPORTANTE + URGENTE: Estas tareas pueden esperar e incluso las podrías delegar.
- NO IMPORTANTE + NO URGENTE: Estas tareas son prescindibles, así que no pasa nada si no las haces.
¿Cómo hacer la planificación de objetivos y tareas en el trabajo?
Ya quedó claro arriba que haremos la planificación de los más grande a lo más pequeño, así que vamos allá:
Primero haremos una planificación anual, en ella se establece qué quieres conseguir en este año. Seguimos con una planificación trimestral, donde las acciones concretas nos van a ayudar a aterrizar esos objetivos anuales. A continuación, vamos a hacer la planificación mensual y después terminaremos con la planificación semanal llevando a cabo tareas encaminadas a completar las metas.
Vamos a verlas de una en una:
PLANIFICACIÓN ANUAL: Básicamente, aquí se establecen las metas y objetivos para este año.
Por ejemplo, como objetivo personal para este año puedes proponerte «Quiero llevar una vida sana y estar en forma».
O si tienes un negocio, «quiero aumentar mis ventas un 20%».
Lo ideal para no agobiarse es definir tres objetivos personales y tres objetivos profesionales.
Recuerda los objetivos SMART…
PLANIFICACION TRIMESTRAL: Aquí los objetivos los vamos a desglosar en proyectos. Es decir, cada objetivo lo dividiremos en proyectos por cada trimestre.
Por ejemplo, ahora el objetivo personal anterior lo dividiremos y cada trimestre le asignaremos un proyecto: En el 1er trimestre mi objetivo será «cambiar hábitos alimenticios», el 2º trimestre será «hacer algún tipo de deporte», y así…
En el objetivo profesional de aumentar ventas un 20%, igual…el 1er trimestre, por ejemplo vamos a «hacer un rebranding de la marca», en el 2º trimestre «lanzamiento»….
Cada trimestre se compondrá de diferentes acciones. Tanto los proyectos como las acciones serán concretas, alcanzables y estarán conectadas con mis sueños y valores.
PLANIFICACIÓN MENSUAL: Aquí haremos acciones encaminadas a conseguir el objetivo trimestral divididas mes a mes.
Así que, si continuamos con los mismos ejemplos, en el objetivo personal del trimestre de «cambiar hábitos alimenticios», cada mes nos propondremos acciones con un objetivo concreto, por ejemplo, el 1er mes «dejar de comer alimentos ultraprocesados», el 2º mes «comprar productos bio»,….
En el objetivo profesional de «hacer rebranding de la marca», el objetivo del 1er mes será «contratar un profesional especializado en rebranding», el 2º mes «publicar nueva web y comunicar en redes sociales»….
La planificación mensual se lleva a cabo realizando tareas semanales y para ello haremos la
PLANIFICACIÓN SEMANAL: Aquí cada día lo vamos a planificar anotando tareas que atenderemos según su prioridad, como vimos en la matriz del tiempo.
Un consejo: anota estar tareas de forma que sean asequibles, concretas, que dependan solo de ti y que puedan realizarse en menos de 1 hora. Así será más fácil terminarlas y completar la lista de tareas realizadas.
Algunos métodos útiles para conseguir la planificación de objetivos y tareas en el trabajo
Aplicaciones para poder tener una buena organización en el trabajo hay muchas, elige la que mejor se adapte a tu forma de trabajar.
A veces lo simple es lo que menos complicaciones da y eso, precisamente es lo que queremos tener cuando se trata de organización y planificación.
Así que, si eres de los que lo lleva todo en el móvil o el ordenador, puedes organizarte bastante bien con Google Calendar, incluso haciendo Time Blocking (se trata de definir tareas asignándoles un tiempo determinado) con él.
Si eres más analógico, de los de libreta y boli, yo soy fan del Bullet Journal, lo he hecho durante todo este año pasado y me ayuda mucho a la hora de organizar mis tareas y objetivos, sin perder el foco…que siendo el 2020 ya es mucho decir 😅
Espero que os haga ayudado a poner la vista en el próximo año y seguir vuestro camino de la manera más centrada posible.
Enlaces de interés:
Aquí os dejamos la charla entera de la meetup en donde participamos y somos organizadoras sobre tendencias para el 2021 contadas por 24 expertos de la Región de Murcia
Y os dejamos también el último artículo en el blog sobre Cómo presentar y vender tu marca con los mock ups un recurso muy interesante para cualquier negocio.